Sedam savjeta za digitalni rad poduzeća i nakon korone

Međutim, za održivu i uspješnu digitalnu transformaciju nije dovoljno naprosto postaviti djelatnike pred njihova računala kod kuće. Za to je potrebna kulturna promjena, a TIMOCOM je proživljava već danas. U ovom članku na blogu dobit ćete sedam savjeta koji će vam pomoći pri uvođenju digitalne kulture.

Najprije skepticizam, a zatim pozitivne spoznaje

Mjere za borbu protiv pandemije koronavirusa prisilile su poduzetnike širom svijeta da djeluju. Zaposlenici su gotovo preko noći poslani kući kako bi odatle obavljali svoj posao. Na taj su način tvrtke uspjele održati svoje poslovanje. Mnoga poduzeća i direktori su u vezi s radom od kuće bili kritični i skeptični prije prvog zatvaranja. Činilo se nezamislivim da bi novi način rada, eng. „new work”, mogao postati „novo normalno”. Svi su bili zabrinuti da će patiti količina rada zaposlenika. Prelaskom iz ureda na rad od kuće došlo je do digitalizacije funkcioniranja i promjene u organizacijskim procesima. Nakon tjedana i mjeseci rada od kuće u njemačkim tvrtkama prevladava mišljenje da je učinkovit rad izvan četiri zida vlastitog ureda moguć, štoviše, da funkcionira mnogo bolje od očekivanog.

Rad od kuće ima potencijala i prostora za napredak

U jednom su istraživanju zaposlenici uglavnom naveli prednosti novog načina rada. Osjećali su se produktivnije i zadovoljnije. Čini se da je sad moguće preispitivanje korporativne kulture u kojoj je obvezno biti prisutan i prelazak na kulturu koja se u prvom redu usredotočuje na rezultate rada. Većina poslodavaca (57 posto)

No kako bi digitalni rad funkcioirao i nakon krize, privremeno digitalizirano rješenje mora postati organizacijska digitalnost.

Kako bi se digitalna kultura trajno utkala i učinkovito primijenila u svim dijelovima poduzeća, potrebno je slijediti sedam načela:

1. Zajedničko oblikovanje promjena

Za to je potrebna dobra komunikacija. Nužno je da se djelatnici i ostali partneri redovito konzultiraju o digitalizaciji i radu od kuće. Njihovo je mišljenje važno i stoga bi njihove želje trebale biti uključene u novu korporativnu kulturu. Direktori poduzeća i poslodavci (još) češće bi trebali razgovarati sa zaposlenicima o tome kada novi koncept rada treba stupiti na snagu.

2. Omogućavanje preoblikovanja

Digitalna kultura također podrazumijeva to da se rad i radno vrijeme mogu – ili trebaju – kontrolirati samo uvjetno. Ako je neizbježno da se ukine potreba za fizičkom prisutnošću u uredu i prijeđe na rad od kuće, trebalo bi istovremeno preoblikovati i način procjene rada. Umjesto kulture prisutnosti odsad bi se trebalo usredotočiti na kvalitetu usluge. Tako se rad može mjeriti na temelju jasnih rezultata. Kontrola rada provodi se provjerom kvalitete i kvantitete obavljenih aktivnosti.

3. Nova kultura upravljanja      

U ekonomski nesigurnim vremenima osobito je potrebno imati više povjerenja u predanost zaposlenika nego ikad prije. To povjerenje moraju imati i upravitelji srednje razine. Upravitelji sada imaju zadatak motivirati zaposlenike i dati im prostora za prilagodbu. Taj će prijelaz nekima pasti teže, između ostalog i zato što u privatnim stanovima djelomično još uvijek nedostaje konkretnog prostora za rad, a ljudi svoje kućne urede postavljaju, primjerice, na kuhinjskim stolovima. No čak i ako su tehnički zahtjevi u današnje vrijeme ispunjeni, nije uvijek lako odvojiti privatni i obiteljski život od onog poslovnog ako, primjerice, djeca više ne mogu ostati u vrtiću i kada treba otići po njih. Poduzetnici bi u tom slučaju zaposlenicima trebali pružiti fleksibilnost.

4. Definiranje uvjeta rada

Ono što se odnosi na ured, također mora vrijediti i na radnom mjestu kod kuće. Zajednički dogovorena pravila za rad daju jasnoću u vezi s digitalnim radnim vremenom i razdobljima u kojima je moguća suradnja i konzultiranje. Jednaka oprema s obzirom na tehniku i namještaj za rad potrebna je kako bi bio moguć ergonomski rad. Potrebno je razjasniti i pitanja o zaštiti podataka i IT zaštiti kako bi svaki zaposlenik znao u kojem okviru može raditi.  

5. Regulacija suradnje

Osobni razgovori i timski dogovori i dalje se moraju održavati – kao digitalni sastanci. Videochat se nudi više kao telefonska konferencija budući da one u većoj mjeri doprinose složnosti tima. Redoviti timski sastanci s fiksnim planom pomažu kako bi se radna svakodnevica strukturirala i kako bi se događanja održavala prema planu.

6. Omogućavanje i poticanje razmjene

Za socijalno povezivanje u poduzeću mora postojati vrijeme kako bi zaposlenici i dalje mogli razmjenjivati informacije o svakodnevnom poslu, novostima iz branše i svakodnevnim temama. Virtualne stanke za ručak ili virtualni odlasci na kavu pomažu kako bi se pojačao osjećaj zajedništva i team building. Redovita razmjena informacija, primjerice pomoću videopoziva s fiksnim terminima, može pomoći kako bi zamijenila osobne susrete u uredu i kako bi se pojačao osjećaj zajedništva. Informacije se ne gube i zaposlenici zadržavaju pregled nad time što se događa kod kolega ili općenito u timu.

7. Digitalna infrastruktura

Digitalni rad odvija se besprijekorno samo bez promjena medija. Mi u tvrtki TIMOCOM to znamo i zbog toga svojim klijentima u jednom sustavu nudimo sve aplikacije koje su im potrebne. Zbog toga je dosljedno provoditi interne radne procese preko internog portala organizacije.

Za uspješnu digitalnu kulturu nisu potrebni samo digitalizirani, nego i integrirani procesi. To obuhvaća razmjenu informacija, optimizaciju procesa i osiguravanje kvalitete – i to sve zajedno. To je koncept digitalnog radnog mjesta koji optimalno koristi sve tehničke mogućnosti.

Važan aspekt: suradnja se odvija decentralizirano, ali umreženo. To dovodi do toga da radno mjesto samo po sebi više nije važno.

Mobilni rad ili rad od kuće tada više uopće ne predstavlja problem jer zaposlenik treba samo pristup digitalnom radnom mjestu.

Informacije se prikupljaju na jednom središnjem mjestu, radni procesi su transparentni radi poboljšane suradnje. Svi relevantni dokumenti, funkcije i programi nalaze se na jednoj platformi na kojoj zaposlenici komuniciraju, povezuju se i zajedno obavljaju zadatke.

Od prijelaznog rješenja do digitalne korporativne kulture

Za svijet rada koronavirus predstavlja mogućnost promjene. Naime, svaka kriza uvijek predstavlja i mogućnost optimizacije. Mnoge radne procese moguće je pomoću digitalne kulture u poduzeću oblikovati brže, jednostavnije i pametnije.

Poduzeća su već prije doba koronavirusa djelomično poduzela taj korak, a tijekom zatvaranja u najkraćem mogućem roku s mnogo pragmatičnosti i fleksibilnosti razvila su digitalni rad. No nakon prvih pozitivnih iskustava poduzeća ne moraju nužno ponovo zahtijevati prisutnost svojih zaposlenika u uredu.

Dobre trendove digitalnog rada potrebno je zadržati i nakon pandemije koronavirusa budući da se ipak pokazalo da je pomoću decentraliziranog rada moguće produktivno raditi. No kako bi to uspjelo na održiv način, potrebna je digitalna korporativna kultura koju mi ne nudimo samo svojim zaposlenicima, nego i svojim klijentima. Naša misija: digitalno i jednostavno oblikovanje logistike za sve naše TIMOCOM korisnike.

Napravite prvi korak i digitalizirajte svoje procese transporta.